Sắp xếp chứng từ cần lưu trữ

Cách lưu chứng từ chuyên nghiệp

Lưu chứng từ một cách hợp lý sẽ góp phần giúp việc quản lý và sử dụng hồ sơ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cùng tìm hiểu nhé.

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào dù cho lớn hay nhỏ thì việc lưu trữ quản lý hồ sơ là vô cùng quan trọng. Chính vì vậy trong bài viết này sẽ đưa ra cho bạn một vài gợi ý để công ty bạn sẽ có những phương pháp quản lý chuyên nghiệp như một dịch vụ cho thue kho luu tru ho so

Phân loại hồ sơ lưu trữ

Loại hồ sơ không chỉ có một mà là rất nhiều, mỗi loại giấy tờ lại có thời hạn lưu trữ và giá trị sử dụng khác nhau. Do đó, trước hết bạn cần phân loại chúng theo một quy tắc nhất định mà bạn cho là phù hợp nhất.

Các bài viết bạn nên tham khảo:

 

  • Phân loại theo chủ đề: đối với phương pháp này bạn sẽ chia nhỏ lượng hồ sơ theo các chủ đề riêng biệt hay theo tính chất công việc của hồ sơ. Hồ sơ đó được sử dụng cho lĩnh vực gì? Có thường xuyên sử dụng hay không? Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong vấn đề giải quyết hồ sơ cho công việc.
  • Phân loại theo cụm: để bổ sung thêm hiệu quả cho phương pháp trên, bạn hoàn toàn có thể tiếp tục chia nhỏ các tài liệu đó theo cụm ví dụ như cụm ngày, tháng, quý, năm,…
  • Phân loại theo nhóm: Sắp xếp thành từng nhóm có liên quan đến nhau theo một quy tắc mà bạn quy ước cũng là một phương pháp hiệu quả.
Phân loại hồ sơ lưu trữ

Phân loại hồ sơ lưu trữ

Sắp xếp chứng từ cần lưu trữ

Sau khi phân loại xong, việc tiếp theo là sắp xếp các nhóm đó theo một quy tắc nhất định thuận tiện nhất với bạn. Lưu chứng từ vào các tập tài liệu rồi tiến hành ghi chú, đặt tên bên ngoài.

Sắp xếp chứng từ cần lưu trữ

Sắp xếp chứng từ cần lưu trữ

Lập danh mục lưu chứng từ

Cuối cùng khi đã sắp xếp chứng từ một cách hoàn chỉnh, bạn cần lập danh mục cho các tập tài liệu này. Việc này là vô cùng cần thiết, nó giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm hồ sơ khi cần sử dụng. Đồng thời quản lý, bảo quản số lượng hồ sơ lấy ra và bổ sung vào cũng đơn giản hơn trong quá trình luu chung tu

Lập danh mục lưu chứng từ

Lập danh mục lưu chứng từ

Bài viết đã giúp bạn liệt kê một vào cách lưu chứng từ để bạn có thể tối ưu quá trình này một cách đơn giản và dễ dàng hơn.

Ngoài ra, để tiết kiệm tối đa thời gian, tiền bạc và công sức trong việc lưu chứng từ bạn cũng có thể tham khảo về các dịch vụ lưu chứng từ đang được các doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn hiện nay. Liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp tất cả các thắc mắc của bạn một cách tận tình nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hoàng Nam

Nguồn: https://www.luuhoso.com/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *